#1 Expertenwissen: Stolpersteine bei der Planung deines
V-Events
Im Rahmen unseres Jobs sammeln wir eine Menge Erfahrungen, sehen lustige Pannen und sind betrübt über blöde Fehler die leicht vermieden werden können.

Wir möchten euch gerne ein paar kurze Tipps an die Hand geben,
damit bei euren V-Events nichts schief geht.

Basics

. Ziel & Konzept: Beginnend mit der Frage nach dem „Warum“ solltet ihr euer Ziel und die Zielgruppe(n) eurer Veranstaltung genau definieren. Dies ist die Basis für alle weiteren Gedanken und natürlich das Eventkonzept und vermeidet ärgerliche Irrwege in der Planung und Gestaltung.

. Termin & Dauer: Feiertage, Zeitzonen, Ferien und natürlich Konkurrenzveranstaltungen müssen bedacht werden. Außerdem ist es wichtig zu wissen, dass nach 60 Minuten die meisten TeilnehmerInnen aussteigen, bzw. eine Pause brauchen. Plant daher lieber kurze Sessions mit attraktiven Pausenzeiten ein.

. Budget: Eine klare Auflistung der Einnahmen und der zu erwartenden Ausgaben ist auch bei virtuellen Veranstaltungen das A und O. Seid euch bewusst darüber, dass Kosten, die vorher im Bereich Anreise, Catering und Übernachtung angefallen sind, nicht ersatzlos wegfallen, sondern zum Beispiel durch Technik, Entertainment, Content-Gestaltung und eine „virtuelle Location“ ersetzt werden.

Wird häufig vergessen

. Datenschutz: Ein wichtiger Aspekt im virtuellen Raum ist das Thema Datenschutz. Dabei ist eine Prüfung der Richtlinien aller beteiligter Partner wichtig. Mit Rechenzentren in Deutschland und externem Datenschutzbeauftragtem schützen wir zum Beispiel eure Daten.

. KSK & Gema: Solltet ihr euch dafür entscheiden Musik zu verwenden oder sogar mit KünstlernInnen wie DJs oder Bands zusammen zu arbeiten, denkt auch bei virtuellen Auftritten daran, die entsprechenden Abgaben zu leisten.

. Marketing: Der Bereich Online-Marketing bietet eine Fülle von Möglichkeiten (E-Mails, Newsletter, Social-Media, Podcasts…) um Bekanntheit zu schaffen und eure Zielgruppen zu erreichen. Vergesst auf keinen Fall eure Botschaften laut herauszurufen und vor, während und dem Event darüber zu berichten.

. Dresscode: Bei klassischen Events versteht sich die Definition des Dresscodes von selbst und ist häufig schon in der Einladung zu finden. Macht es euren Gästen leicht und denkt auch bei der Einladung zu eurem V-Event daran – oder noch besser: Denkt Dresscode mal anders und versendet ein T-Shirt, eine Cap oder einen Hoodie – das schafft Teamgeist und eure Gäste haben ein Andenken.

. Proben: In der Generalprobe darf einmal alles so richtig in die Hose gehen, dafür ist sie da. Wir empfehlen ein paar Tage vor dem Event einen Testlauf mit SprecherInnen, KünstlernInnen und dem Orga-Team zu absolvieren. So können Lösungen gefunden werden und alle Beteiligten erhalten Sicherheit im Umgang mit den gewählten Tools.

Notfallpläne

. Verbindungsprobleme: Damit ein schwarzer Bildschirm im Live-Stream nicht zum Alptraum wird, überlegt euch doch einen sicheren Ausweg. Zum Beispiel einen „Störbildschirm“, der eingeblendet werden kann mit einem spontanen Selfie-Alarm oder einem Rätsel. Beides kann in einen neutralen Chat gepostet werden und sorgt dafür, dass die Gäste nicht verloren gehen in der Wartezeit.

. Hotline: Service ist eine hohe Kunst. Bietet dafür eine Telefon- und/oder Emailhotline an, an die sich eure Gäste wenden können, falls doch etwas schiefläuft. Diese sollte während und auch schon vor dem Event besetzt und als solche kommuniziert werden.

. Chatgruppe: Ein Austausch „auf kurzem Wege“ mit dem gesamten Orga-Team hilft, um auch während der Veranstaltung flexibel auf Änderungen reagieren zu können. Ein separater Video-Call mit striktem „Funk-Knigge“ kann dazu dienen schnelle Hilfe und Kapazitäten zu lokalisieren.

Und los!

Wir hoffen euch mit diesen kleinen Stellschrauben etwas unterstützen zu können. Wenn ihr mehr Input, Inspiration und Unterstützung benötigt, freuen wir uns über eure Nachricht (per Mail, LinkedIn, Rauchzeichen – sucht euch etwas aus).

Wie sind eure bisherigen Erfahrungen im Bereich V-Events? Was sind eure besten Tipps und Kniffe?

 

Autorin: Saskia Bruder

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