#16 Expertenwissen: STRUKTURIERTE FLEXIBILITÄT - unsere Arbeitsweise

Für eine aktuelle Ausschreibung #strenggeheim erläutern wir einem potentiellen Kunden/Kundin nicht nur unsere kreativen Ideen, das Konzept und mit welch feinem Feenstaub wir dem Projekt zu Glanz verhelfen, sondern wir erklären auch wie wir eigentlich arbeiten. Wie sieht es hinter den Kulissen aus? Welche Methoden haben wir und was zeichnet uns vielleicht auch von anderen Agenturen aus?

Ein entscheidender Punkt ist dabei immer wieder unsere ISO Zertifizierung. Bevor ich zu STR8 kam tauchte eine ISO Zertifizierung für mich im Alltag nur auf Elektrogeräten auf oder sie begegnet einem aktuell häufig auf den medizinischen Masken im Rahmen von Corona. Was dahinter steckt – und wie wir sonst noch so arbeiten, das möchte ich in diesem Blog.Post beleuchten.

Wie arbeitet ihr eigentlich?

Intern kombinieren wir feste Regeln / Vorlagen mit flexiblen Methoden. Was bedeutet das? Für die Standards gibt es definierte Abläufe, für Kreatives & Co. gibt es Raum zum Ausprobieren …

Bei uns ist alles zu finden:

Von Formularen für die Projektarbeit, über Ablaufdiagramme von Events, bis hin zur Vertrauensarbeitszeit, kreativ Workshops und experimentellen Arbeitsweisen…

So beginnt Beispielsweise die Arbeit an einem Projekt an verschiedenen Stellen. Zunächst wird die Anfrage gesichtet – häufig wird das bereits im Team getan: ProjektleiterIn, Kreation und IT-ProjektleiterIn setzen sich zusammen und beraten, ob das Projekt für STR8 in Frage kommt. Parallel wird die Anfrage bereits erfasst und in eine Datenbank eingetragen. Nehmen wir an einer Ausschreibung teil – folgt beispielsweise ein Kreativmeeting oder Brainstorming. Dabei verwenden wir unterschiedliche Methoden und setzen unterschiedliche Personen an einen (virtuellen) Tisch. Nicht immer sind in der Umsetzung des Projektes dann all diese Personen auch beteiligt – manchmal ist es hilfreich auch „Außenstehende“ von Beginn an, sowie im Verlauf des Projektes immer wieder mit dazu zu holen. Sozusagen der „Blick von Außen“, obwohl diese KollegInnen natürlich Teil der Agentur sind.

DIN EN ISO 9001:2015

Viele unserer Arbeitsabläufe unterliegen einem strengen und gleichbleibenden Qualitätsmanagement. Dadurch wird in der Projektarbeit gewährleistet, dass unsere Qualität gleichbleibend gut ist, dass nichts vergessen wird und das Prozesse und Abläufe schnell und nach dem gleichen Prinzip abgearbeitet werden können, weil sie nicht immer von Grund auf neu erfunden werden müssen. Natürlich bleibt dennoch Raum für Kreativität und Improvisation, die daraus resultierenden Ergebnisse werden quasi nur in  eine gewisse Struktur eingepflegt.

Die ISO 9001 legt Anforderungen an unser Qualitätsmanagement entlang der gesamten Wertschöpfungskette / des Projektes fest. Ein wirkungsvolles Qualitätsmanagementsystem ist für uns unverzichtbar, um die komplexen Anforderungen an unsere Agentur zu bündeln und zum Erfolg zu führen. Außerdem gibt es uns den Raum auf Veränderungen und Wünsche von KundInnen oder auch auf gravierende Veränderungen wie durch die aktuelle Pandemie flexibel und schnell zu reagieren.

 

Vorteile einer Zertifizierung  

  • nachhaltige Qualitätssicherung – und somit eine verbesserte Produkt- und Dienstleistungsqualität
  • Aufspüren von Verbesserungspotenzialen
  • höhere Zufriedenheit von KundInnen sowie Mitarbeitenden – etwa durch die Erfüllung spezifischer Kundenanforderungen
  • Prozessverbesserung – und damit einhergehend eine verbesserte Wirtschaftlichkeit
  • Kompatibilität zu anderen Managementsystemen
  • Risikominimierung
  • Imageaufwertung
  • Weltweite Vergleichbarkeit
  • Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

 

Aber was wird dabei eigentlich geprüft?

Bei einer Prüfung durch einen externen und unabhängigen Auditor werden interne Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten im Unternehmen überprüft. Bei uns werden beispielsweise vergangene Projekte angeschaut und nachgewiesen, dass unsere festgelegten Standards eingehalten sind, dass alle entsprechenden Ordner und Strukturen angelegt wurden und dass zum Beispiel Formulare und Projektblätter nach vorgegebenem Schema angelegt und ausgefüllt wurden. Das sichert zum einen die Qualität des Projektes, schützt uns zum anderen aber auch, wenn beispielsweise mal eine Projektrelevante Person ausfällt, das sich jeder in jedem Projekt sofort orientieren kann und ohne großen Zeitverlust in das Projekt einsteigen kann.

Außerdem wird bei einer Prüfung berücksichtigt, wie die Zusammenarbeit mit KundInnen und GeschäftspartnerInnen geregelt ist und ob die entsprechenden Prozessen berücksichtigt wurden. Weltweite Vergleichbarkeit sowie die Kompatibilität zu anderen Managementsystemen ist damit gegeben.

HELFERLEIN

Jede Agentur hat so ihre kleinen Helferlein und Arbeitstools. Ob Microsoft Teams, Stackfield, Notes, Skype, Zoom oder klassische Telko – wir sind hier sehr flexibel und passen uns immer unseren KundInnen und dem Projekt bedarfsgerecht an.

Sicherlich haben wir unsere Favoriten und können auch Empfehlungen aussprechen, jedoch haben wir die Erfahrung gemacht, dass es häufig am einfachsten und produktivsten ist, wenn wir in der Umgebung arbeiten, in der sich unsere KundInnen am wohlsten und sichersten fühlen.

WAS BEDEUTET DAS FÜR UNSERE KUNDiNNEN?

Wir analysieren im ersten Step das Projekt, die bisherigen Erfahrungen des Kunden/Kundin, sowie die Erwartungen und passen dann die gemeinsame „Arbeit“ daran an. Dafür beleuchten wir jeden einzelnen Bereich der Projektarbeit und legen einen gemeinsamen Rahmen zur Zusammenarbeit fest:

  • Projekt-Workshops
    • Zu welchen Themen?
    • Wie häufig?
    • Mit welchen Personenkreisen?
    • In welchem Umfeld und mit welchen Methoden?
  • Projekt-Meetings
    • Jour-Fixe, Milestone- & Sondermeetings
    • Zu welchen Themen?
    • Wie häufig?
    • Mit welchen Personenkreisen?
  • Projekt-Kommunikation
    • Welche Tools und Helferlein kommen in Farge?
    • Womit arbeitet der Kunde/Kudnin bisher?
    • Was ist aus Datenschutzaspekten für unseren Kunden/Kundin überhaupt möglich?
    • Welche Sharepoints sind zielführend und sinnvoll?

AUCH BEI PARTNERiNNEN

… verfahren wir ähnlich in Sachen Tools und Kommunikation. Wo fühlen sich die AnsprechpartnerInnen am wohlsten? Muss es ein Video-Call sein oder reicht für die Abstimmung auch ein einfaches Telefonat? Will ich vielleicht den Personaleinsatz an einem geteilten Bildschirm durchgehen um Missverständnisse zu vermeiden oder per Video-Call durch das 1.000 m² Deko-Lager geführt werden? Die digitalen Möglichkeiten und der Boost durch Corona haben hier viele neue Möglichkeiten aufgetan, die wir gerne mit unseren PartnerInnen teilen und die Zusammenarbeit dadurch vereinfachen und vor allem beschleunigen.

Selbstverständlich wenden wir auch entsprechende Vorgaben unserer KundInnen bezüglich potentieller Ausschreibungen an. Ist dies beispielsweise gewünscht, helfen wir bei der Erstellung eines Gewerkebriefings und der Zusammenstellung einer BieterInnenliste. Es werden Dokumente erstellt, in dem nur bestimmte Felder ausgefüllt werden können, um die Angebote vergleichbar zu machen. In Abstimmung mit dem Kunden und den Partnern werden die Ausschreibungsunterlagen und die Bieterliste freigegeben und entsprechende Anfragen versendet. Natürlich beraten und helfen wir auch bei der Bewertung der eingehenden Angebote.

Durch unsere jahrelange Erfahrung und faire Zusammenarbeit mit unseren PartnerInnen können wir auf ein großes Netzwerk an DienstleisterInnen, Technikagenturen, DekorationsparterInnen, Caterern und andere Gewerke zugreifen, das von Vertrauen und Respekt geprägt ist.

BERÜHRUNGSANGST

… ist für uns ein Fremdwort. Neben unseren bewährten PartnerInnen in den oben genannten Bereichen stehen wir auch anderen Agenturen und Freelancer-Einsätzen absolut offen gegenüber.

Expertisen sind vielfältig und letztendlich zählt für uns immer der Erfolg des Projektes!

Deswegen holen wir uns gerne und immer dann, wenn es sinnvoll ist auch externe Köpfe mit dazu. Das können klassische FreelancerInnen sein, die im Bereiche Regie oder Moderation besondere Qualifikationen haben, oder Werbeagenturen die unseren Projekten ein besonderes Auftreten verleihen – oder ganz andere Agenturen die zum Beispiel zusätzlich im Bereich Coaching, Storytelling oder Vermittlung von Veränderungsprozessen einen wertvollen Beitrag zum Projekterfolg leisten.

Wie ihr seht, ist die Arbeit in unserer Agentur sehr vielfältig und von vielen Abzweigungen, Abwägungen und individuellen Entscheidungen abhängig. Umso wichtiger ist es, einen guten Rahmen für diese kreative Zusammenarbeit zu haben, der alles vereint dem ganzen einen Rahmen gibt.

Ich hoffe ihr habt durch diesen kleinen Einblick vielleicht etwas für euch mitnehmen können. Wenn ihr Fragen habt schreibt mich gerne über einen Klick auf meinen Namen an, oder lasst uns ein Kommentar hier und verratet uns, wie ihr in eurem Unternehmen arbeitet.

 

 

 

 

 

Autorin: Saskia Bruder

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