#10 Allgemein: Die neue Projektarbeit bei STR8 und ray.seven

Mit der Corona-Pandemie wurde die Veranstaltungswelt komplett umgekrempelt, neue Formate entstanden und Agenturen mussten in kürzester Zeit reagieren und sich an diesen Wandel anpassen. Das vergangene Jahr hat viele Veränderungen mit sich gebracht – eine davon möchten wir in diesem Text genauer beleuchten: Die Projektarbeit zweier Abteilungen in unserer Agentur.

Projektmanagement – was ist das?

Projektmanagement umfasst grundlegend die Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts. Ob Senior ProjektmanagerIn oder Change ProjektmanagerIn, es gibt viele verschiedene Arten von Projektmanagement.

Bei uns finden sich hauptsächlich zwei dieser verschiedene Arten: Die IT-ProjektmanagerInnen, die rund um unser IT System ray.seven agieren und die Event-ProjektmanagerInnen, die das reine Eventmanagement durchführen.

Die Abteilungen Programmierung, Grafik, Buchhaltung, Zentrale, Hardwareadministration und die Auszubildenden tragen selbstverständlich zum Erfolg eines Events bei und gehören natürlich zu dem großen Ganzen unserer Agentur dazu. Im Folgenden meines Artikels werde ich diese Gruppen jedoch außer Acht lassen, da sie im Bereich Projektmanagement weniger gut zu vergleichen sind.

Intern nennen wir uns “Rayler” und “Eventler”. Ich gehöre zu den Raylern, habe mich aber zu Anfang meiner STR8-Laufbahn als Eventler versucht und wurde auch dafür eingestellt. Schnell habe ich jedoch gemerkt, dass ich lieber auf die technische Seite umsiedeln möchte. Das ist irgendwie mein Ding und wohl auch besser für die Event-KollegInnen 😉

Die Eventler

Konzeption, Planung und Durchführung sind die elementarsten Aufgaben der Eventler. Sie sind Chamäleons, sie sind “Alleskönner” und natürlich Organisationstalente.

Das eigene Team zusammenzuhalten und zu motivieren, die persönlichen Kick-off Meetings, Probeessen mit KundInnen und zum Schluss die langersehnte Veranstaltung, bei der man nach einem langen und hoffentlich erfolgreichen Tag gemeinsam das Feierabendbier genießt. Das sind doch die Dinge, die EventmangerInnen lieben.

„Events? Die wird es immer geben!“ – so die Annahme.

Doch dann steht die Welt plötzlich Kopf! März 2020. Die größte Messe Hannovers, die HMI wird abgesagt, eine weitere große Konferenz folgt und wird für die nächsten 3 Jahre abgesagt. Und so geht es weiter und weiter. Auf einmal wird die Geschäftsführung und die Buchhaltung zu Profis in Sachen Stornierungen und Rückabwicklungen. Keiner konnte vor 11 Monaten glauben was gerade passiert, Unsicherheit machte sich breit…

Die Rayler

Obwohl wir in einer Firma und gemeinsamen Teams arbeiten, haben wir verschiedene Aufgabenbereiche, Verantwortungen und Sprachen.

Wir Rayler stehen unseren KundInnen als BeraterInnen zur Seite, kalkulieren Projekte, und führen, wie die Eventler auch, Vertragsverhandlungen.  Wir sind die Schnittstelle zwischen den EntwicklerInnen, dem Projekt und dem Kunden. Gemeinsam erarbeiten und entwickeln wir Lösungen mit denen Veranstaltungen messbar und virtuell anwendbar gemacht werden.

Als Rayler sind wir jedoch nicht nur der Knotenpunkt zwischen KundInnen und ProgrammiererInnen, wir übersetzen auch intern zwischen den Eventlern und ProgrammiererInnen. Wir digitalisieren die geplanten Veranstaltungen und unterstützen, mit dem Einsatz unserer Tools, die interne Arbeit und Organisation.

Aber was heißt das genau? ” Veranstaltungen digitalisieren”?

Wer jetzt an eingescannte Teilnehmerlisten und meterlange Exceltabellen denkt, der ist auf der falschen Spur.

Wir planen und verkaufen individuelle Registrierungsseiten, Web-Apps, Native Veranstaltungs-Apps, veranstaltungsbezogene Infowebseiten, wir kümmern uns um automatisierte Einladungsmailings, gestalten Seminarportale, Leadmanagement-Apps, Messemanagement-Plattformen, Check-In Tools, und noch vieles mehr.

Das ist die tägliche Arbeit der Rayler. Naja, bis vor kurzem jedenfalls.

Bis März 2020.

Vom Event zur IT – ein Spurwechsel bei voller Fahrt

Das Geschäftsfeld einer ganzen Abteilung fällt weg. Von heute auf morgen. Veranstaltungen finden mit einem Mal komplett digital statt. Bestehende Projekte die in wenigen Tagen in realen Locations stattgefunden hätten, werden in den virtuellen Raum verlegt.

Was bedeutet das für die Eventler und für die Rayler? Wer macht jetzt was?

In einer Umbruchphase von nur wenigen Wochen und Monaten müssen neue Teams zusammengestellt werden. Eventler und Rayler arbeiten enger zusammen als zuvor, finden neue Wege für Austausch und Zuständigkeiten. Sprachen müssen zusammenfinden, Arbeitsweisen ineinandergreifen.

Diese Umstrukturierung kann nur funktionieren, wenn die bestehenden Teams und ihre MitliederInnen offen dafür sind und gut miteinander kommunizieren. Bei uns haben offene Team-Meetings geholfen, um neue Kompetenzen zu schaffen und Verantwortlichkeiten umzustrukturieren. Voneinander lernen – das war der Schlüssel. Alle Expertisen wurden wertgeschätzt und sinnvoll kombiniert.

Es wurden neue “Welten” für unsere KundInnen geschaffen, neue digitale Möglichkeiten gesucht und gefunden. Regiepläne wurden umgeschrieben, die Räume einer Veranstaltung wurden zu Menüpunkten auf einer Webseite und zu pulsierenden Klickpunkten. Die kreativen Kick-off Meetings mit Post It´s, Snacks und bunten Smoothies fanden mit einem Mal ausschließlich per Microsoft Teams statt.

Und sie lebten glücklich und zufrieden …?

Wir sind zusammen gewachsen. Unsere Gemeinsamkeit hat uns stark gemacht und verbunden: Wir sind alle ProjektmanagerInnen, mit unterschiedlichen Stärken und Kenntnissen, die sich gegenseitig unterstützen.

Das gibt uns die Möglichkeit, neue Dinge auf die Beine zu stellen und immer wieder neue Lösungen zu finden. Aktuell sind das virtuelle Events. Ist das die Zukunft? Ich weiß es nicht. Aber ich hoffe, dass wir unser Feierabendbier bald wieder gemeinsam trinken können!

 

Autorin: Rabea Heimberg

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