#14 Expertenwissen: Ausgestellt – was gilt es bei einem virtuellen Messestand zu beachten?

Was gilt es bei der Planung eines virtuellen Messestandes zu beachten? Vor dem Messestart kommt viel Arbeit auf Euch zu und es müssen weitere wichtige Entscheidungen getroffen werden.  Wir geben Euch hier ein paar Informationen,  die Euch helfen werden ein paar Entscheidungen zu treffen und Eure Messebeteiligung zum Erfolg zu machen. 

Zielgruppe und Ziel des Messestandes definieren

Beginnend mit der Frage nach dem „Warum“ solltet ihr euer Ziel und die Zielgruppe(n) eures Messesauftritts genau definieren. Dies ist die Basis für alle weiteren Gedanken und natürlich das Messestandkonzept und vermeidet ärgerliche Irrwege in der Planung und Gestaltung.

Mögliche Ziele können zum Beispiel sein:

  • Kontaktziele: Wen möchte ich ansprechen?
  • Präsentationsziele: Was möchte ich zeigen?

Aus diesen Basis-Entscheidungen lassen sich weitere Ziele ableiten und sowohl die Zielgruppen als auch die Teilziele immer weiter verfeinern:

  • Kommunikationsziele:
    • Nach Innen: Mitarbeitermotivation
    • Nach Außen: Imagewirkung, Networking, Bekanntheit
  • Vertriebsziele: Kundenpflege, Verkauf

Die Antworten auf diese Fragen schaffen immer weitere Entscheidungswege, auf denen die Planung des virtuellen Messestandes verlaufen kann. Bei all diesen Basisüberlegungen spielt es zunächst noch keine Rolle, ob der Messeauftritt real oder virtuell stattfindet.

Welcher Standtyp bin ich?

Sind die Ziele definiert kann die Entscheidung für einen Standtyp getroffen werden. Sollte es bei der virtuellen Messe verschiedene Standtypen zu unterschiedlichen Konditionen geben, ist es zunächst jedoch ratsam ein Budget zu erarbeiten, auf dessen Basis die Wahl getroffen werden kann.

Kleiner Exkurs: Welches Budget habe ich zur Verfügung?
Eine klare Auflistung der zu erwartenden Ausgaben ist auch bei einem virtuellen Messestand das A und O. Gewisse Kosten wie Anreise, Catering und Übernachtung fallen zwar weg, dafür gibt es mitunter neue Kostenblöcke wie Content-Gestaltung oder 3D Rendering. Andere Punkte bleiben wiederum gleich. Eine Budgetkalkulation wie zuvor bei realen Messesauftritten ist auf jeden Fall sinnvoll, um alle Positionen im Überblick zu haben und im laufenden Planungsprozess anpassen zu können.

 

Welche unterschiedlichen Standtypen gibt es denn überhaupt? Je nach Messe wird zwischen verschiedenen Standtypen unterschieden. Folgende Kriterien können helfen, um eine Entscheidung zu treffen:

  • Grundgedanken
    • Welche Standgrößen und -typen gibt es?
    • Wie sind die preislichen Unterschiede?
    • Was ist der Mehrwert?
    • Welches Limit gibt mein Budget vor?
    • Wie kann ich innerhalb dieses Bereiches am meisten für meine Ziele erreichen?
  • Gibt es zusätzliche Präsenzmöglichkeiten auf der Messe?
    • Wie kann ich damit meine Ziele erreichen?
    • Welches Budget möchte ich dafür ausgeben?
  • Welche Möglichkeiten habe ich bei den Standtypen?
    • Was ist in den verschiedenen Paketen enthalten?
    • Kann ich meinen Messestand auch selbst gestalten?
    • Welche Auswertungen erhalte ich im Nachgang zur Messe?

Ich packe meinen (Messe-)Koffer und nehme mit …

Wie auch bei einer realen Messe gilt es auch den virtuellen Messestand mit allem auszustatten was der Messebesucher konsumieren soll. Innerhalb des Ausstellerstandes sind meistens unterschiedliche Features wählbar, je nach Standtyp und virtueller Plattform.

Eure Zielvorgaben definieren hierbei die notwendigen Funktionen. Die vorgestellten Möglichkeiten sind alle technisch umsetzbar und in unserer virtuellen Plattform ray.seven integriert. Solltet ihr sie bei einem anderen Anbieter nicht sofort finden, verhilft manchmal eine direkte Farge danach zum Ziel.

Kontakt und Kommunikation

Tretet mit den Besuchern in Verbindung! Findet heraus welche Möglichkeiten es dafür gibt:

  • Kann es eine Kontaktfunktion geben? Per E-Mail? Als Chat? Im Videocall?
  • Wenn es einen Chat gibt – ist dieser Live? Oder wird eine E-Mail an mich zugestellt?
  • Wen möchte ich ansprechen? Wer kann mit dieser Zielgruppe auf meiner Seite kommunizieren?
  • Habe ich Personal für diese Kontaktmöglichkeiten am Tag der Messe?
  • Visitenkartenbox: Sollen Visitenkarten abgegeben werden können?

Präsentation

Was möchtet ihr zeigen? Was ist vielleicht bei euch an Content schon vorhanden und kann gegebenenfalls auf die virtuelle Nutzung angepasst werden? Nach einer internen Bestandsaufnahme und Zieldefinition geht es daran herauszufinden, welche Möglichkeiten euch die virtuelle Präsenz bieten kann.

  • Ist eine Gestaltung des Messestandes nach CI Vorgaben möglich?
  • Kann ich den Stand individuell gestalten?
  • Ist ein 3D Rendering meines ursprünglichen Messestandes möglich?
  • Wo kann ich mein Logo einsetzen?
  • Ist die Integration von PDFs & Videos in den Messestand möglich?
  • Welche Formate sind außerdem denkbar?

Vertrieb

Neben der Kundenpflege, die durch Kontaktmöglichkeiten erreicht werden kann, ist ein häufiges Ziel von Messeauftritten, der direkte Verkauf. Wie kann ich dieses Ziel auf meinem Stand erreichen?

  • Kann ein Produkt als Messe-Highlight hervorgehoben werden?
  • Kann mir ein Gewinnspiel vielleicht zusätzliche Leads verschaffen?
  • Ist die Integration eines direkten Produktshops möglich?
  • Können vielleicht Bestellformulare auf dem Stand hinterlegt werden?
  • Ist es möglich einen Kunden direkt mit einem Vertriebsmitarbeiter zu verbinden (siehe Kontakt)?
  • Statt des direkten Kontaktes: Ist ein Terminkalender integrierbar der Kunden und Vertrieb zusammenbringt?

König Inhalt

Wie sehen die vorhandenen Messematerialien aus, die gezeigt werden sollen? Der virtuelle Einsatz besteht aus leicht konsumierbarem und schnell zu begreifendem Inhalt. Nicht jeder Vortrag, nicht jedes Format ist dafür geeignet virtuell umgesetzt zu werden. Analysiert euer Material an Videos, PDFs, Vorträgen, Produktkatalogen etc.

Auch hierbei können euch die Grundüberlegungen wieder helfen:

  • Was sind die Ziele?
  • Werden diese erreicht?
  • Kann mein Standbesucher innerhalb kürzester Zeit finden was er sucht?
  • Was möchte ich zeigen? Und wie soll es präsentiert werden?
  • Welcher Stil passt zu unserem Unternehmen?

Tipp: Grundsätzlich sollten Materialen kurz und knackig gehalten werden – kommt schnell auf den Punkt, denn die Verweildauer auf einem virtuellen Messestand ist durchschnittlich deutlich kürzer als auf einem realen Stand.

Weitere Platzierungen auf der Messe

Virtuelle Messen bieten den Ausstellern auch abseits von Messeständen die Möglichkeit sich zu präsentieren. Prüft welche davon für euch in Frage kommen und auf eure Ziele einspielen:

  • Mögliche Beteiligung für Kommunikationsziele:
    • Vorträge
    • Webinare
    • Teilnahme an Diskussionsrunden/Talks
  • Mögliche Beteiligung für Vertriebsziele
    • Messeralley
    • Messeübergreifende Gewinnspiele
    • Übergeordnete Themen-Areas zu Sparten-Interessen

Darüber hinaus sind auch bei virtuellen Messen natürlich „Sponsoring-Pakete“ denkbar. Vielleicht gibt es eine Networking Area für alle Messeteilnehmer, die ihr mit einem Namenssponsoring eures Unternehmens branden lassen könnt. Oder eine von mehreren Bühnen wird nach euch benannt und ihr erhaltet zusätzliche Redezeit für eure Speaker. Lasst euch von der virtuellen Umsetzung nicht in eurer Kreativität einschränken – es ist mehr möglich als man denkt.

Und danach?

Durch die klare Formulierung von Zielen und Zielgruppen habt ihr die Möglichkeit eure Ergebnisse anhand von KPIs zu überprüfen.

Berücksichtigt daher bei der Planung eures Auftrittes und der Buchung eures Standtypes bereits – welche Auswertungen eures virtuellen Messeauftritts möglich sind. Besuchszahlen und Klickzahlen je Content können individuell erstellt werden. Meldet diesen Bedarf vorher an und überlegt euch genau, was ihr wissen möchtet. Die Anbindung an euer Marketing-System ist technisch grundsätzlich möglich, jedoch nicht immer sinnvoll. Klare Ziele helfen hier, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Finden nach der virtuellen Messe Feedbackumfragen statt? Wenn ja, kann euch das für euren Messestand helfen, um wichtige Learnings zu generieren. Vielleicht ist ja eine kleine Umfrage sogar auf eurem Messestand möglich?

Zu guter Letzt lohnt es sich, zu erfragen, wie lange der Content (Messestand, Vorträge, Webinare etc.) im Nachgang noch zur Verfügung stehen.

Wir hoffen wir konnten euch ein paar hilfreiche Tipps und Entscheidungshilfen zur Verfügung stellen und freuen uns auf euren Kontakt bei weiteren Fragen!

 

 

 

 

 

Autorin: Saskia Bruder

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